8 erros comuns que as empresas cometem no pregão eletrônico

É muito comum em Licitações Públicas do tipo Pregão Eletrônico que vários licitantes deixem de participar, ou então são desclassificados / inabilitados, por motivos muitas vezes banais e que poderiam ser facilmente resolvidos pelo seus gestores. Para que isso não aconteça com a sua empresa, revelamos agora os 8 erros mais comuns que muitos cometem nos Pregões Eletrônicos e como evitá-los.

1 – Exame do Edital

Erro: exame do Edital. Muitos Licitantes não chegam nem a participar da licitação por deixarem para examinar o edital na última hora, ou seja, comete um dos piores erros, pois às vezes já não há tempo de interpor o Pedido de Impugnação, ou simplesmente não dá mais tempo de fazer a vistoria do órgão ou providenciar aquele documento extra que é exigido no edital, e que no momento está vencido ou falta providenciar.

Solução: sempre fique atento aos Portais de Licitação nas quais o órgão de seu interesse vai licitar e assim que for publicado, baixar sua cópia e leia detalhamento o edital, observando se existe algum documento extra exigido e se vale a pena ou não Impugnar o Edital, ou simplesmente, por sua conveniência, deixar como está se ele for te beneficiar.

2 – Prazo de Impugnação do Edital

Erro: é comum os Licitantes confundirem o prazo para entrega da impugnação que é de 02 (dois) dias úteis antes da data de Abertura do certame, porém a conta exclui o dia da licitação, na prática conte 03 dias úteis antes da abertura.

Solução: vamos supor que a licitação é 2ª feira, no dia 28 de Dezembro. Sendo assim, não conta o fim de semana e conta os dois dias úteis anteriores à licitação, no caso (6ª feira e 5ª Feira), portanto o prazo final para entrega da Impugnação é 4ª Feira, no dia 23 de Dezembro. Em Alguns órgãos públicos o Protocolo funciona até às 13:00 Hs, por isso é importante prestar bastante atenção no horário máximo permitido para entrega.

3 – Registro da Proposta nos Portais de Licitação

Erro: registrar proposta no dia da licitação. Existem algumas diferenças no horário limite do Registro de sua proposta de preços no sistema, em alguns caso é até 01 (uma) hora antes do inicio da licitação, em outros caso até o dia anterior e outros (menos frequente) de 48 a 72 horas antes do início da licitação.

Solução: não deixe para última hora, faça o registro de sua proposta com bastante antecedência, pois evita eventuais falta de energia, queda do sinal da internet ou outro tipo de problema que pode ocorrer na sua empresa.

4 – Proposta a ser anexada no Sistema

Erro: identificação do Licitante. Esse é um dos erros mais comuns, a identificação do Licitante. Em alguns Portais de Licitação é exigido que anexe a sua proposta e a sua planilha no sistema durante o Registro, se for o seu caso, tenha muito cuidado para que todos os dados que possam servir como forma de identificação da sua empresa sejam ocultados.

Solução: no Pregão Eletrônico, sabe-se que é vedada a identificação do licitante na proposta de preços. Por isso, verifique em sua Proposta e/ou planilha se tem algum elemento que identifique sua empresa e retire-o, como por exemplo, timbre da empresa, carimbo, Introdução, etc.

5 – Preço Inicial da Proposta de Preços

Erro: preço limite. Nunca registre a sua proposta no sistema com o seu preço mais baixo (até onde você pode chegar), pois se assim o fizer você poderá de cara ser desclassificado pelo pregoeiro por preço inexequível, ou seja, que não pode ser realizado pela empresa (é raro, mas acontece), ou simplesmente você poderia ganhar o contrato com um preço mais alto (é difícil, mas algumas licitações você poderá ser o único participante).

Solução: se o Edital determinar o Valor estimado do Objeto da Licitação, ou em alguns casos o valor máximo aceito, entre com um valor um pouco abaixo dele (por exemplo, um real a menos). Se não, aconselhamos a pedir vista do processo, uns 05 dias antes da licitação (mesmo que haja resistência do órgão, é seu direito, exija-o!) e verifique o valor médio das cotações de preços que estão no processo e registre um valor ligeiramente inferior. Se você não tem a menor ideia do valor estimado, pense no preço médio do mercado e faça o registro.

6 – Assinaturas

Erro: assinaturas divergentes. É comum você ver a proposta de preços, Planilhas e Declarações assinadas por pessoas diferentes e consequentemente licitantes serem desclassificados ou inabilitados.

Solução: verifique minuciosamente, quais documentos que necessitam de assinaturas (geralmente declarações) e peça ao responsável para assinar com antecedência, não deixe para última hora.

Em Alguns Portais de Licitação, não existe a possibilidade de anexar os documentos ao sistema, neste caso podem ser enviados via Fax ou protocolados. Certifique-se que todos os documentos estão autenticados e que as Declarações, Proposta e Planilha sejam assinados pela mesma pessoa, e se essa pessoa for Procurador, anexar à Procuração, Documentos do Procurador e Última Alteração Contratual Consolidada, na qual conste o nome do Outorgante e seus poderes para tal. Prefira sempre entrega em mãos no protocolo, o fax além de ser obsoleto não se pode garantir a legibilidade dos documentos . Lembre-se então de colocar todos os documentos e proposta de preços em um mesmo envelope lacrado e com comprovante de entrega em duas vias.

7 – Documentos de Habilitação

Erro: deixar para depois de ser declarado vencedor para providenciar os documentos. No Caso de ser o vencedor do certame, o pregoeiro lhe dará um prazo de tempo de 60 minutos ou, dependendo do portal, esse prazo pode ser maior ou menor, É nesse tempo em que tudo pode dar errado, seu Scanner não funciona ou o sistema está muito lento.

Solução: antes de começar a licitação já deixe todos os documentos prontos, escaneados e zipados (se for para anexar ao sistema) ou Impresso e numerado e com envelope já endereçado, exceto a proposta e planilha, pois nesses casos você provavelmente você vai ter que reduzir os preços.

8 – Banco de Dados

Erro: quando o vencedor é outro licitante, a empresa desanima e sai do sistema.

Solução: peça cópia de todos os documentos e Propostas/Planilhas apresentadas no certame e monte seu banco de dados com informações relevantes para futuras licitações.

Existem é claro muitos outros erros que as empresas podem acabar cometendo ao participar de um Pregão Eletrônico, porém, esses são os comuns e que ocorrem com mais frequência. Portanto caro leitor preste bem atenção quando for participar de licitação do tipo Pregão Eletrônico. E seguindo essas dicas, você certamente reduzirá drasticamente a chance da sua empresa ser desclassificada ou inabilitada em qualquer disputa.